展示会で配る資料を「まとめる」とは、会社案内、製品・サービスチラシ、事例紹介、名刺、ノベルティなど複数の配布物を、来場者が受け取りやすく、持ち帰りやすく、後で見返しやすい形に整理することです。
展示会では、配る資料の種類が増えるほど、渡し方が雑になりやすくなります。せっかく内容を工夫していても、手渡しの段階でバラバラになってしまうと、来場者にとっては「持ちにくい」「後で見返しにくい」「何をもらったのかわかりにくい」と感じやすくなります。
そのため、展示会の配布物は“何を渡すか”だけでなく、“どうまとめて渡すか”まで設計することが大切です。
この記事で答えること
- 展示会資料がバラバラだと伝わりにくい理由
- 展示会で配る資料を何で、どうまとめるとよいか
- 手渡し・クリアファイル・ポケットフォルダの使い分け方
展示会で配る資料は、単に複数種類を用意するだけではなく、来場者が受け取りやすく、持ち帰りやすく、後で見返しやすい形に整理して渡すことが重要です。
会社案内、製品チラシ、事例資料、名刺、ノベルティなどを目的に応じてまとめ、内容や数量に合った渡し方を選ぶことで、展示会配布物としての使いやすさが高まります。
目次
- 展示会で資料をまとめる必要がある理由
- まず整理したい、展示会で配る資料の種類
- 展示会資料をまとめる方法の比較
- 展示会で持ち帰られやすい資料のまとめ方
- まとめる順番と入れ方の実務ポイント
- こういう場合は向いている・向いていない
- 展示会配布物を準備する際の注意点
- よくある質問
- まとめ
展示会で資料をまとめる必要がある理由
展示会では、来場者は短時間で多くのブースを回ります。手元には他社の資料も増えていくため、配布物がバラバラだと、その場では受け取っても後で整理しきれず、見返されにくくなることがあります。
バラバラの配布物が起こしやすい問題
具体的には、次のような問題が起こりがちです。
- 会社案内と製品チラシが別々で、関係性がわかりにくい
- 名刺や事例資料が小さく、ほかの紙に紛れやすい
- ノベルティだけ持ち帰られ、資料は置かれやすい
- 受け取る瞬間に両手がふさがり、来場者の負担になる
- 帰社後に見返す際、「どの会社の資料か」思い出しにくい
来場者の立場で考えると、展示会で理想なのは「ひとまとめで受け取りやすく、あとで開けば必要な情報にすぐたどり着ける」状態です。
現場では、資料の中身づくりに時間をかけても、渡し方が後回しになり、最終的に配布物全体の印象が弱くなることが少なくありません。
まとめて渡すと得られる効果
主なメリットは次の通りです。
- 来場者が受け取りやすい
- 配布物の全体像が伝わりやすい
- 持ち帰り時に散らばりにくい
- 後で社内共有しやすい
- 「きちんと準備されている会社」という印象につながりやすい
まず整理したい、展示会で配る資料の種類
展示会配布物は、数が増えるほどまとめ方が難しくなります。そこで、いきなり入れ物を決めるのではなく、まずは配布物の役割を整理することが重要です。
展示会でよくある配布物
| 配布物 | 主な役割 | 展示会での使いどころ |
|---|---|---|
| 会社案内 | 企業全体の理解促進 | 初めて接点を持つ来場者向け |
| 製品・サービスチラシ | 商品説明・比較材料 | 関心のあるテーマごとに渡す |
| リーフレット | 要点の簡潔な案内 | 短時間接触の来場者向け |
| 事例紹介資料 | 導入イメージの具体化 | 検討度の高い来場者向け |
| 名刺 | 担当者との接点づくり | 商談化・後日連絡の起点 |
| ノベルティ | 記憶定着・受け取り促進 | 軽い接触から興味喚起まで |
全員に渡すものと選んで渡すものを分ける
たとえば、次のように分けると整理しやすくなります。
標準セットに向くもの
- 会社案内
- 主力サービスのチラシ
- 名刺
- 簡単な案内リーフレット
相手に応じて追加するもの
- 業種別の事例資料
- 詳細な価格表
- 技術資料
- 製品別チラシ
- ノベルティ
この整理をしておくと、すべての来場者に厚い束を渡してしまうことを避けやすくなります。
現場では「せっかく作ったから全部渡したい」となりがちですが、情報量が多すぎると、かえって見返されにくくなることがあります。
展示会資料をまとめる方法の比較
展示会でよく使われる方法は、大きく分けると「手渡し」「クリアファイル」「ポケットフォルダ」の3つです。
まとめ方の違いを比較
| 方法 | 特徴 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 手渡し | その場ですぐ渡せる | 配布物が1〜2点と少ない場合 | 紙が散らばりやすく、持ち帰りづらい |
| クリアファイル | 複数資料をまとめやすい | ある程度枚数があり、低コストで整理したい場合 | 中で順番が崩れやすく、印象設計はやや弱い |
| ポケットフォルダ | 資料を整理して入れやすい | 会社案内、チラシ、事例など複数資料を分類して渡したい場合 | クリアファイルより準備項目が増えることがある |
手渡しが向くケース
手渡しは最もシンプルです。
たとえば、名刺と1枚のサービス案内だけを渡す場面では、無理にファイルやフォルダを使わなくても問題ないことがあります。
ただし、以下の場合は手渡しだけでは整理しにくくなります。
- A4資料が複数ある
- 事例資料や会社案内も一緒に渡したい
- 名刺や小型リーフレットが混ざる
- 来場者がその場でカバンに入れにくい
クリアファイルが向くケース
クリアファイルは比較的導入しやすく、資料をひとまとめにしやすい方法です。
配布物が数点あり、「まずはバラバラを防ぎたい」という場合に使いやすいでしょう。
一方で、資料の順番や役割の整理まではしにくく、会社案内・製品チラシ・事例資料などが重なると、中身の見せ方に工夫が必要です。
ポケットフォルダが向くケース
ポケットフォルダは、単に資料を入れるだけでなく、資料のまとまりをつくりやすい点が特徴です。
たとえば、会社案内をベースに、主力チラシ、事例資料、名刺をひとまとめにして渡したい場合に向いています。
もちろん、どの展示会でも必ず必要というわけではありません。
ただ、配布物の種類が多く、「受け取ったあとに見返しやすい状態にしたい」と考える場合には、検討しやすい方法です。
少部数に対応した
ポケットフォルダー
展示会で持ち帰られやすい資料のまとめ方
来場者は、展示会会場で多くの資料を抱えています。そのため、資料を持ち帰ってもらうには、情報量よりも扱いやすさが重要になります。
持ち帰りやすさを左右するポイント
主なポイントは次の通りです。
- 一度で受け取れる形になっているか
- 紙のサイズが混在しすぎていないか
- 何の資料かひと目でわかるか
- 帰社後に見返す順番が想像しやすいか
- 名刺や小さな紙が紛れないか
おすすめの基本構成
展示会配布物の基本構成の一例は以下です。
- 表側・最初に見える位置：会社案内または表紙役の資料
- 次：主力製品・サービスのチラシ
- さらに必要に応じて：事例紹介や導入イメージ資料
- 最後または差し込み：名刺
- 別添えまたは一緒に渡す：ノベルティ
ノベルティは資料の補助として考える
ノベルティがあると、来場者との接点づくりには役立つことがあります。
ただし、ノベルティだけが印象に残り、資料が散らばる状態では、後日の見返しにはつながりにくくなります。
そのため、ノベルティを使う場合も「資料がまとまっていること」を前提に考えるのが実務的です。
まとめる順番と入れ方の実務ポイント
展示会準備では、配布物そのものは決まっていても、「入れ方」は担当者任せになりやすい部分です。ここが曖昧だと、当日の渡し方が人によって変わってしまいます。
配布セットを事前に決める
たとえば、以下のように設計します。
標準セット
- 会社案内 1部
- 主力サービスチラシ 1部
- 名刺 1枚
商談見込みが高い方向け追加セット
- 事例紹介 1部
- 業種別チラシ 1部
- ノベルティ 1点
こうしておくと、スタッフごとの判断のばらつきを減らしやすくなります。
順番は「理解しやすさ」で決める
おすすめは次の考え方です。
- 最初に会社全体がわかるもの
- 次に主力サービスがわかるもの
- その次に詳細資料や事例
- 最後に名刺や連絡先
「全部同じ厚みの紙だから順不同でよい」と考えると、あとで見返したときに情報の入口がわかりにくくなります。
名刺や小型資料は紛れない位置に入れる
名刺や小型リーフレットは、A4資料の間にそのまま挟むと落ちたり見落とされたりしやすくなります。
複数資料をまとめて渡す場合は、小さいものの位置も含めて設計した方が安心です。
現場では、事例資料や名刺が「入れたつもり」で抜けていることも起こりやすいため、セット作業のルール化が重要です。
こういう場合は向いている・向いていない
まとめて渡す形が向いている場合
- 会社案内、チラシ、事例資料など複数種類を渡す
- 来場者に社内持ち帰りを想定している
- 商談化を見据えて、後日見返してもらいたい
- 配布物全体を整理して見せたい
- ブースの印象を整えたい
まとめて渡しすぎない方がよい場合
- 通路で短く接点を取るだけの場面が多い
- まずは興味喚起が目的で、詳細資料は後送でもよい
- 配布物が多すぎて、かえって重くなる
- その場で全資料を渡すと説明が追いつかない
このような場合は、最初は簡潔なチラシやリーフレットを渡し、詳細は商談時に追加で渡す方法も有効です。
展示会配布物を準備する際の注意点
資料サイズを極端に混在させない
小さいサイズの資料が多いと、受け取った側も管理しにくくなります。
展示会用のセットを考えるなら、基本サイズをある程度そろえた方がまとめやすくなります。
“全部入り”を標準にしない
持ち帰りやすさを考えるなら、資料は厳選した方が効果的なことがあります。
とくに、同じ説明を繰り返すチラシが複数ある場合は、内容整理から見直した方がよいケースもあります。
当日の補充しやすさも考える
展示会当日は忙しく、配布物の補充やセット組みが想定通りに進まないことがあります。
そのため、以下を事前に決めておくと安心です。
- 標準セットの内容
- 追加資料の置き場
- ノベルティの渡し方
- 誰が補充するか
- 途中で資料構成を変えるかどうか
よくある質問
-
展示会資料は、とりあえず全部まとめて渡せばよいですか？
-
必ずしも全部まとめればよいわけではなく、相手に合わせて渡す量を調整することが大切です。
資料が多すぎると、持ち帰りづらくなることがあります。まずは標準で渡す資料を決め、必要に応じて事例資料や詳細資料を追加する形の方が、受け取る側にもわかりやすくなります。
-
クリアファイルとポケットフォルダはどう使い分ければよいですか？
-
まずは簡易的にまとめたいならクリアファイル、資料を整理して見せたいならポケットフォルダが向いています。
配布物の枚数が少なく、低コストでまとめたい場合はクリアファイルが使いやすいです。一方で、会社案内、サービス資料、事例資料、名刺など複数の役割の資料を整理して渡したい場合は、ポケットフォルダも選択肢になります。
-
ノベルティは資料と一緒に渡した方がよいですか？
-
一緒に渡しても問題ありませんが、資料が見えにくくならない渡し方が重要です。
ノベルティは受け取りやすさのきっかけになりますが、ノベルティだけが目立つと資料の印象が弱くなることがあります。資料がまとまっていて、その補助としてノベルティがある状態が理想です。
-
名刺は資料の中に入れるべきですか？
-
名刺は紛れない位置にセットするのがおすすめです。
名刺を単体で渡すだけだと、ほかの配布物に紛れやすいことがあります。複数資料をまとめて渡す場合は、どこに名刺を入れるかまで決めておくと、後で見返してもらいやすくなります。
-
展示会資料は見た目を整えるだけで効果がありますか？
-
見た目だけでなく、内容の整理と渡し方まで含めて考えることが大切です。
資料が整っていても、中身が来場者の関心と合っていなければ見返されにくくなります。逆に、必要な情報が整理され、受け取りやすい形で渡せれば、持ち帰り後の閲覧につながりやすくなります。
まとめ
展示会で配る資料は、種類を用意すること自体よりも、「どう整理して渡すか」が重要です。会社案内、製品・サービスチラシ、事例紹介、名刺、ノベルティなどをただ並べて渡すだけでは、来場者にとっては持ちにくく、後で見返しにくいことがあります。
そのため、何をまとめるか、どの順番で入れるか、どの形で渡すかをあらかじめ設計し、来場者視点で受け取りやすさを整えることが大切です。資料の量や目的に応じて、手渡し、クリアファイル、ポケットフォルダなどを使い分けることで、展示会配布物としての使いやすさを高めやすくなります。
この記事の要点まとめ
- 展示会資料は、受け取りやすさ・持ち帰りやすさ・見返しやすさまで考えてまとめることが重要です。
- 会社案内、チラシ、事例資料、名刺、ノベルティは、役割に応じて整理すると渡しやすくなります。
- 手渡し、クリアファイル、ポケットフォルダは、それぞれ向くケースが異なるため、配布物の量と目的に応じて選ぶことが大切です。
こんな場合はご相談ください
- 展示会で使う資料をどうまとめるべきか整理したい
- 会社案内・チラシ・フォルダ・ノベルティの組み合わせを相談したい
- 配布物を持ち帰りやすくする方法を検討したい
- 展示会向けに、何をどの順番で渡すべきか悩んでいる
- 自社の配布物に合った印刷物の組み合わせを考えたい
展示会配布物は、単体の印刷物を用意するだけでなく、「何を組み合わせ、どう渡すか」で使いやすさが変わります。
会社案内・チラシ・事例資料・フォルダ・ノベルティの組み合わせに迷っている場合は、ご状況に合わせて整理しながらご案内できます。展示会で持ち帰られやすい資料のまとめ方を検討したい場合は、お気軽にご相談ください。
投稿者プロフィール
- 渕上印刷株式会社でオウンドメディア運営と販促関連コンテンツ制作を担当。印刷、DM、販促施策、自治体向け施策、Web活用に関する記事を中心に執筆しています。
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